Le profil est bon, le devis tient la route, et le démarrage est prévu pour lundi. C’est souvent à ce moment-là qu’on part trop vite. Quelques minutes de contrôles avant la signature évitent pourtant des ennuis qui, eux, durent des mois : requalification, travail dissimulé, textes qui ne vous appartiennent pas, accès aux données restés ouverts. Voici ce qu’il faut vérifier, dans quel ordre, et les pièges qui coûtent cher quand on les oublie.
Pourquoi ces vérifications ne sont pas une simple formalité
On entend parfois qu’un contrôle administratif, c’est de la paperasse. Sauf que dans ce cas, la paperasse protège d’abord le donneur d’ordre, c’est-à-dire vous. Trois risques reviennent régulièrement.
- Le risque juridique : pour tout contrat d’au moins 5 000 € HT (seuil apprécié contrat par contrat), le donneur d’ordre qui n’a pas vérifié l’attestation de vigilance de son prestataire, ni demandé qu’elle lui soit remise tous les six mois, peut être tenu solidairement responsable si ce dernier recourt au travail dissimulé. C’est le défaut de vérification qui engage votre responsabilité.
- Le risque opérationnel : un prestataire sans assurance ni statut clair peut disparaître en pleine campagne, avec les accès et les livrables.
- Le risque de requalification : horaires imposés, exclusivité, intégration à l’équipe. Trop de signes de salariat, et la prestation peut basculer.
Identifier juridiquement la personne ou la structure
Commencez par le plus simple. Le nom sur le devis n’est pas forcément celui qui figure au registre. La confusion entre SIREN et SIRET est fréquente, et elle se paie sur la facture : sur ce point, Ca Va Etre Genial détaille la différence entre les deux numéros.
Vérifier le SIREN, le SIRET et l’activité déclarée
- Interrogez l’annuaire des entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr) : date de création, statut actif ou radié, code APE.
- Le code APE dit ce que la société est censée faire. Un code « commerce de détail » ne couvre pas une prestation de rédaction ou de conseil SEO, et ce détail passe inaperçu si on ne le cherche pas.
- Si l’entreprise a plusieurs établissements, assurez-vous que la facture sortira bien du bon SIRET.
Demander et lire l’extrait Kbis ou l’avis de situation
Pour une société, demandez un extrait Kbis récent, qui indique le nom du gérant et l’objet social. Un auto-entrepreneur fournit plutôt l’avis de situation SIRENE, qui suffit à confirmer l’immatriculation.
Ajoutez un dernier réflexe, qui ne prend que deux minutes : consultez le BODACC pour repérer une éventuelle procédure collective, redressement ou liquidation. Une entreprise en difficulté ne l’affiche pas sur sa page d’accueil.
Confirmer le régime fiscal et la TVA
- En franchise en base de TVA, la facture doit porter une mention d’exonération, par exemple « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Si elle manque, c’est un signal d’alerte.
- Pour un prestataire étranger assujetti à la TVA, vérifiez le numéro de TVA intracommunautaire.
Les attestations sociales et fiscales
L’attestation de vigilance URSSAF
C’est le document qui touche directement à l’obligation du donneur d’ordre. Demandez-la avant la signature dès que le contrat atteint 5 000 € HT, puis renouvelez la vérification tous les six mois tant que la prestation dure.
- Contrôlez la date d’édition, sa période de validité et le nom exact de l’entité inscrite dessus. Vous pouvez aussi en vérifier l’authenticité en ligne sur le site de l’URSSAF.
- Expliquez au prestataire la raison de votre demande : c’est une obligation légale, pas une marque de défiance.
La régularité fiscale
Pour un montant important ou une mission longue, demandez l’attestation de régularité fiscale auprès du SIE. Privilégiez le document officiel, daté, plutôt qu’une simple capture d’écran : c’est lui qui tiendra debout en cas de contrôle.
Les assurances
- Responsabilité civile professionnelle : attestation en cours de validité, avec le périmètre couvert (rédaction, conseil, prestations techniques).
- Si la mission touche au site d’un client, vérifiez que la garantie couvre les dommages causés à ce site.
Le statut : prestataire réel ou salarié déguisé
Un indépendant reste un indépendant, même quand il travaille beaucoup pour vous. La frontière se joue sur quelques critères concrets. Ils se vérifient en regardant la façon dont la mission est organisée, pas seulement en relisant le contrat.
- Liberté d’organisation : il fixe ses horaires, ses méthodes, et juge du résultat attendu.
- Pluralité de clients : un vrai indépendant travaille en général pour plusieurs donneurs d’ordre.
- Absence d’exclusivité et d’intégration : ni badge permanent, ni adresse email d’entreprise imposée, ni réunions d’équipe obligatoires.
- Facturation au livrable ou au forfait, et non au temps de présence.
Si la plupart de ces points penchent vers le salariat, mieux vaut revoir le cadre de la mission avant de signer que de le corriger après coup, avec un litige sur les bras.
Le contrat avant la signature
Les clauses qui protègent vraiment le donneur d’ordre
- Objet de la mission, livrables précis, calendrier et critères de validation.
- Cession des droits de propriété intellectuelle : elle doit être écrite et délimitée (étendue, durée, territoire, destination), comme l’exige le Code de la propriété intellectuelle. Sans elle, les textes restent au nom de l’auteur.
- Confidentialité, et sort des accès confiés à la fin de la mission.
- Conditions de résiliation et modalités de paiement.
Données personnelles et accès aux outils
Le prestataire manipule souvent des données sans que personne y pense vraiment. CRM, Search Console, GA4, base d’emails : dès qu’il traite des données personnelles pour votre compte, il agit en sous-traitant et le contrat doit comporter les clauses prévues à l’article 28 du RGPD.
- Créez des accès nominatifs et révocables, plutôt que de partager un identifiant entre plusieurs personnes.
- Tenez à jour la liste des accès accordés, pour tout retirer le jour de la fin de mission. Un compte oublié reste ouvert bien après le départ du prestataire.
Après la signature : ce qu’il faut garder
Le contrat signé n’est pas la fin du travail administratif. Un dossier bien tenu vous sauve la mise le jour où un contrôle tombe, ou simplement quand il faut retrouver un justificatif en urgence.
- Archivez les pièces justificatives (Kbis, attestations, contrat signé) avec la date de leur récupération.
- Planifiez la vérification de l’attestation de vigilance tous les six mois, dans votre agenda plutôt que dans votre mémoire.
- Vérifiez chaque facture : numéro SIRET, mentions TVA, prestation conforme au contrat.
Check-list à imprimer
Gardez-la sous la main au moment de signer. Il suffit de cocher chaque ligne, et le dossier tient debout. Si vous recrutez aussi des salariés, la plateforme Recrutel peut vous servir de point de départ.
- SIREN et SIRET actifs, activité cohérente avec la mission
- Extrait Kbis récent ou avis de situation SIRENE
- BODACC consulté, pas de procédure collective en cours
- Attestation de vigilance URSSAF valide (à partir de 5 000 € HT)
- Attestation de régularité fiscale si nécessaire
- Assurance RC pro en cours de validité
- Statut indépendant vérifié (liberté d’organisation, pluralité de clients)
- Cession de droits écrite et délimitée
- Encadrement RGPD si données personnelles
- Accès nominatifs, avec liste à révoquer en fin de mission